Diferencia entre revisiones de «Gestión de documentos»
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Revisión del 12:37 18 nov 2008
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Mediante esta aplicación podremos llevar un control de los documentos existentes en el servidor y en cada una de las terminals y tendremos toda la información pertinente para cada uno de estos documentos, como por ejemplo cuáles son los que se están utilizando en un momento determinado y por quién, cuándo fue la última modificación, etc
La aplicación también permitirá abrir cualquiera de estos documentos para su modificación o consulta, y crear documentos nuevos.
Cuando importemos un documento, éste sólo podrá ser modificado por nosotros, hasta que lo volvamos a exportar.
Con los botones superiores podemos realizar lo siguiente:
Búsqueda avanzada: para realizar una búsqueda de un documento según diversos criterios.
Exportación de documentos: al crear un documento o importarlo para modificarlo, debemos volver a exportarlo al servidor.
Guardar como: guardar un documento como otro, con lo que nos crea una copia del original y podemos modificarla.
Documentos en uso: clicando en este botón podremos ver qué documentos no se han exportado al servidor.
Modificar documento: para realizar cualquier cambio en un documento que ya tengamos creado
Descartar cambios: con este botón podemos guardar un documento sin que tenga en cuenta cualquier modificación que hayamos hecho en él.
Consultar documentos: nos permite buscar un documento y consultarlo sin dejarnos realizar ningún cambio
Documentos más recientes: nos muestra los 25 últimos documentos creados o modificados, por defecto ordenados de más reciente a más antiguo.
Borrar definitivamente: elimina cualquier modificación o nuevo documento creado.
Tareas más habituales
Campos.
Referencia: Número único que identifica el documento, proporcionado por la propia aplicación. Este número pasa a formar parte, también, de su nombre físico.
Nat.: En este campo (Naturaleza) indicaremos si el documento está asociado a un posible cliente, a un tercero o a un artículo. Puede ser que no esté asociado a nada, en cuyo caso el campo nos saldrá en blanco.
Destinatario: Código del cliente o proveedor al cual irá destinado este documento. En el caso de no existir destinatario aparecerá en blanco.
Descripción: Nombre del cliente o proveedor al cuál irá destinado este documento. En caso de no existir destinatario el campo estará en blanco
Aplicación: Nombre de la aplicación que se utiliza para editar este documento.
Versión: Indica la versión del documento. Este número junto con la referencia forman el nombre del documento. El número de versión se incrementará cada vez que se modifique y exporte un documento.
Título: Título del documento para poder ser identificado.
Estado: El estado del documento puede tener tres valores: Activo, Obsoleto o Borrado.
o
Activo: Indica que esta es la última versión del documento, y que existe en el servidor.
o
Obsoleto: Indica que existe como mínimo una versión posterior de este documento en el servidor.
o
Borrado: Indica que esta versión del documento ha estado borrada del servidor.
Sección: Nos indica la sección o departamento al que pertenece el autor del documento, y asigna o delimita la modificación del documento a otros usuarios.
Palabra clave: Una serie de palabras, separadas por comas, que identifiquen el documento. Estas palabras se utilizarán en la búsqueda avanzada.
Resumen: Resumen del documento. También se utilitzará en la búsqueda avanzada.
Creación, Última modificación, En uso por, Eliminado por : Indica qué usuario ha creado , modificado , eliminado o está utilizando este documento. También indica desde qué terminal se ha hecho , en qué fecha y a qué hora
Tamaño: Indica el tamaño del documento en Kb
Documento asociado a: El documento puede estar asociado a una visita, a un cliente, ... en caso que sea así nos lo indicará en este campo.
Referencias: Este botón nos lleva a las referencias del documento. (ver ayuda ref_doc).
