Gestión de documentos
|
Mediante esta aplicación podremos llevar un control de los documentos existentes en el servidor y en cada una de las terminals y tendremos toda la información pertinente para cada uno de estos documentos, como por ejemplo cuáles son los que se están utilizando en un momento determinado y por quién, cuándo fue la última modificación, etc
La aplicación también permitirá abrir cualquiera de estos documentos para su modificación o consulta, y crear documentos nuevos.
Cuando importemos un documento, éste sólo podrá ser modificado por nosotros, hasta que lo volvamos a exportar.
Con los botones superiores podemos realizar lo siguiente:
Búsqueda avanzada: para realizar una búsqueda de un documento según diversos criterios.
Exportación de documentos: al crear un documento o importarlo para modificarlo, debemos volver a exportarlo al servidor.
Guardar como: guardar un documento como otro, con lo que nos crea una copia del original y podemos modificarla.
Documentos en uso: clicando en este botón podremos ver qué documentos no se han exportado al servidor.
Modificar documento: para realizar cualquier cambio en un documento que ya tengamos creado
Descartar cambios: con este botón podemos guardar un documento sin que tenga en cuenta cualquier modificación que hayamos hecho en él.
Consultar documentos: nos permite buscar un documento y consultarlo sin dejarnos realizar ningún cambio
Documentos más recientes: nos muestra los 25 últimos documentos creados o modificados, por defecto ordenados de más reciente a más antiguo.
Borrar definitivamente: elimina cualquier modificación o nuevo documento creado.
Tareas más habituales
Campos
Referencia
Número único que identifica el documento, proporcionado por la propia aplicación. Este número pasa a formar parte, también, de su nombre físico.
Nat.
En este campo (Naturaleza) indicaremos si el documento está asociado a un posible cliente, a un tercero o a un artículo. Puede ser que no esté asociado a nada, en cuyo caso el campo nos saldrá en blanco.
Destinatario
Código del cliente o proveedor al cual irá destinado este documento. En el caso de no existir destinatario aparecerá en blanco.
Descripción
Nombre del cliente o proveedor al cuál irá destinado este documento. En caso de no existir destinatario el campo estará en blanco
Aplicación
Nombre de la aplicación que se utiliza para editar este documento.
Versión
Indica la versión del documento. Este número junto con la referencia forman el nombre del documento. El número de versión se incrementará cada vez que se modifique y exporte un documento.
Título
Título del documento para poder ser identificado.
Estado
El estado del documento puede tener tres valores: Activo, Obsoleto o Borrado.
- Activo: Indica que esta es la última versión del documento, y que existe en el servidor.
- Obsoleto: Indica que existe como mínimo una versión posterior de este documento en el servidor.
- Borrado: Indica que esta versión del documento ha estado borrada del servidor.
Sección
Nos indica la sección o departamento al que pertenece el autor del documento, y asigna o delimita la modificación del documento a otros usuarios.
Palabra clave
Una serie de palabras, separadas por comas, que identifiquen el documento. Estas palabras se utilizarán en la búsqueda avanzada.
Resumen
Resumen del documento. También se utilitzará en la búsqueda avanzada.
Creación, Última modificación, En uso por, Eliminado por
Indica qué usuario ha creado, modificado, está utilizando o ha eliminado este documento. También indica desde qué terminal se ha hecho, en qué fecha y a qué hora.
Tamaño
Indica el tamaño del documento en Kb.
Documento asociado a
El documento puede estar asociado a una visita, a un cliente, ... en caso que sea así nos lo indicará en este campo.
