Iglobalgest en una fabrica de alimentación

Este ejemplo basado en la utilización de Iglobalgest por clientes reales, pretende mostrar los procesos del día a día que se llevan a cabo en una empresa de fabricación de productos alimentarios, que necesitan trazabilidad por ley, trabajan con productos perecederos y que manejan algunos productos con dos unidades de stock porque tienen pesos variable, por otra parte trabajan con clientes de la gran distribución con requerimientos específicos que utilizan el EDI como medio B2B. Para ello empezaremos la descripción de los procesos, a partir del pedido de cliente como medio desencadenante, aunque en realidad cada acción en el ERP produce una reacción y por tanto estamos hablando de un ciclo cerrado.

Ventas

La empresa recibe pedidos de clientes todos los días, que pueden entrar por teléfono, correo electrónico, fax o mensajes EDI. Los primeros son entrados de forma manual, mientras que los mensajes EDI entran directamente en el ERP sin intervención del usuario, pero que en función de la configuración establecida, el usuario tendrá que validarlos o no. En este proceso se ejecuta un control de riesgos que en caso de superarse, bloquearía el pedido poniéndolo en estado “retenido” hasta que o bien baje el riesgo o bien lo autorice el jefe del departamento.

Fabricación

A partir de las necesidades generadas por los diferentes pedidos y en función de los stocks de almacén, el departamento de producción decide las órdenes de fabricación que se lanzarán, con todos los semielaborados intermedios, de aquellos productos perecederos que deben fabricarse en el momento de su necesidad. Por otra parte estarían las ordenes de semielaborados con tiempos de caducidad mucho más amplios y por tanto almacenables.

En cada orden se indica al operario las cantidades de cada componente que necesitará suministrar a las máquinas para su fabricación y le indica los controles de calidad que deberá realizar en cada proceso. También se generan las etiquetas de ingredientes en el idioma correspondiente al país de destino, de acuerdo con la legislación vigente.

Una vez terminado el último proceso de cada fabricación, el operario indica al sistema cuantas unidades de semielaborado o producto acabado se han fabricado realmente. Aquí el usuario puede elegir si quiere introducir manualmente los consumos de componentes o si prefiere que el sistema los genere de forma proporcional automáticamente con sus lotes correspondientes en función del almacén de fabricación asignado, las fechas de caducidad y entonces corregir aquellos que no correspondan. En función de las cantidades consumidas de los componentes y de las unidades fabricadas, el sistema calcula los costes unitarios reales de cada orden de fabricación para utilizarlos después en estadísticas y recalcular mermas o costes teóricos.

Expediciones

Cuando ya tenemos el stock del producto final en el almacén, el personal de expediciones se dispone a servir el pedido, para lo cual se provee de un tablet con una pistola de código de barras bluetooth y elige un pedido pendiente para su preparación, entonces le aparece una lista con todos los productos que tiene que servir. El usuario empieza a leer las etiquetas de las cajas en cualquier orden, porque sabe que si se equivoca de producto o se excede en las cantidades sonará una alarma para avisarle que algo no es correcto.

En este caso, las etiquetas utilizan un código de barras GS1-128, de modo que en la propia etiqueta aparecen los datos del artículo, el lote, la fecha de caducidad, el peso (que puede ser variable) y las unidades, así como el código de embalaje que está manejando, de esta forma una vez colocados todos los productos del pedido en palets, y enganchadas las etiquetas de envío, el usuario genera automáticamente el albarán con tan solo pulsar un botón.

En el caso de que el pedido fuese de un cliente que requiere el albarán logístico EDI, el usuario entra en el albarán que acaba de generar y procede a realizar la distribución de los productos que van en cada palet y desde allí mismo, imprimen las etiquetas de códigos de barras con las matrículas de los palets y entonces con tan solo pulsar un botón se envía el mensaje EDI al cliente, para que al recibir los palets, sólo haciendo una lectura de esa matrícula, el sistema de dicho cliente le informará del contenido exacto de cada palet para que lo pueda comprobar de forma exhaustiva, esta es otra parte de lo que se llama B2B.

Ventas continuación

El departamento de administración procede a facturar, lo cual puede hacer por cliente, por almacén, por fecha de albarán, etc. donde el proceso agrupa o no los albaranes en función de las preferencias de cada uno de sus clientes. Para aquellos clientes que tienen el servicio EDI asignado, el sistema les envía de forma totalmente automática y transparente al usuario, el mensaje con la factura EDI. En este proceso de facturación se generan los asientos contables y los asientos de costes y ambos quedan ligados con las facturas, de forma que cuando se modifica o elimina una factura, automáticamente se actualizan sus asientos. También en el mismo proceso de facturación se generan los efectos a cobrar que al igual que los asientos, están enlazados a la factura.

Gestión financiera (cobros)

Estos efectos generados en la facturación serán los que manejará el departamento financiero dentro del módulo de gestión de tesorería de la aplicación, con ellos se pueden hacer uniones, divisiones, gestionar vencimientos, impagados, registrar anticipos e incluso fusionar efectos de cliente y proveedor en el caso de ser el mismo tercero. Con estos efectos se realizan las previsiones de cobros por fechas, por cliente, por banco, por medio de pago, etc. A partir de ahí se generan las remesas y se crean los ficheros según las diferentes normas bancarias (19, 32, 58...) que luego son enviadas directamente al banco a través de Internet. Cuando estos efectos son cobrados, o las remesas son ingresadas al banco, también se generan automáticamente los asientos contables correspondientes.

Control de stocks

En el momento en el que el departamento de producción consume materia prima o semielaborado o el departamento de expediciones crea un albarán de venta, se generan movimientos negativos de stock que reducen el almacén y de forma inversa, cuando el departamento de recepción crea un albarán de compras o el departamento de producción genera una salida de fabricación de producto acabado o semielaborado, se generan movimientos de stock positivos que incrementan el almacén. Por tanto en cualquier momento podemos pedir un listado de necesidades que implicarán la necesidad de generar pedidos de compra y de órdenes de fabricación ya sean de productos acabados o semielaborados.

Una vez realizados estos pedidos a proveedores y órdenes de fabricación previstas, podemos obtener unos informes de las previsiones de stocks según sus fechas de entrega previstas donde informan al usuario del stock que tendrá en cada fecha.

Compras

Cuando el personal de recepción de mercancías recibe una entrega de proveedor, localiza el pedido en el sistema y genera el albarán a partir del mismo, al tiempo que comprueba que el material recibido coincide con el pedido. Para cada producto validado se lanza un proceso de creación de etiquetas de códigos de barras para identificar la materia prima recibida con su código, lote, fecha de caducidad y condiciones de almacenamiento. En ese momento el sistema facilita al usuario la ubicación por defecto en la que debe colocar el material, pudiendo modificarla en ese momento si fuera necesario.

Cuando llega la factura del proveedor al departamento de administración, el sistema propone al usuario todos los albaranes pendientes del mismo y después realiza todos los cálculos con la posibilidad de incluir hasta 4 tipos de iva distintos en la misma factura, con retenciones por IRPF, por garantía, etc. Una vez validados o corregidos los datos, el sistema propone al usuario que escanee la factura original para incorporarla a la gestión documental, donde además podrá añadir albaranes con notas o cualquier otro documento relacionado con la factura. Al igual que en las ventas en ese momento se han generado los asientos contables, los asientos de costes y los efectos.

Gestión financiera (pagos)

A partir de los efectos a pagar generados con las facturas de compras, se pueden realizar uniones, divisiones, cambio de vencimiento, etc. Entonces se hacen remesas por las distintas formas de pago y se procede a la impresión de pagarés de empresa, talones con sus cartas personalizadas de acompañamiento o bien puede generarse un fichero con ordenes de transferencia para tramitar por banca electrónica. Para los pagos por recibo domiciliado se crean las remesas correspondientes para el control bancario de lo que se permite pagar.

Trazabilidad

El usuario puede saber en todo momento el origen o destino de un lote. Este número de lote puede ser de una materia prima, de un producto acabado o de cualquiera de sus infinitos niveles de semielaborado y a partir de él obtendrá un listado con todas sus intervenciones hacia el destino, o sea órdenes en las que ha intervenido hasta llegar al los albaranes en los que se ha vendido o hacia el origen hasta llegar al albarán de proveedor en el que se compró.

Gestión documental

La gestión documental por su parte está integrada en toda la aplicación, desde las fichas de clientes, acciones comerciales, terceros, artículos, albaranes, facturas, etc. Al extremo de que los ficheros de definición de impresos xml como albaranes, facturas, ordenes de fabricación, etc. están guardados como documentos y el propio sistema los utiliza en el momento de la impresión.

Mensajería

Entre todos los usuarios de la empresa se intercambian mensajes que en el caso de que el destinatario no esté conectado, se guardará hasta que se conecte. Se utiliza también como recordatorio de tareas que se pueden posponer y se pueden enviar mensajes urgentes que en el caso de que el destinatario no esté conectado, el sistema se encarga del envío de un SMS a su móvil.

CRM

El departamento comercial accede de forma remota al sistema desde sus portátiles mediante conexiones 3G, gestionan una agenda compartida que informa a los responsables de su paradero quienes también pueden añadir entradas. Ellos se encargan del mantenimiento de las fichas comerciales tanto de clientes como de posibles clientes y realizan las acciones comerciales y los raports pertinentes, incorporando en ellos los documentos necesarios. También pueden acceder a la visualización de fichas técnicas de productos reservadas, para facilitar datos requeridos a sus clientes así como consultar estadísticas, pedidos pendientes de servir o el riesgo.

Alarmas programables

Cuando se produce una “alarma” en el sistema, se genera un mensaje que será enviado a los responsables correspondientes definidos para cada suceso. De esta forma están informados y ellos deciden su intervención.

Algunos ejemplos de alarmas programables: Un pedido de cliente no se ha servido en la fecha de entrega prevista. Un suministro de proveedor no ha llegado en la fecha de entrega prevista. Ha caducado el registro sanitario o el certificado de la ISO de un proveedor. Una acción comercial requiere la intervención del departamento de proyectos sin la necesidad de que el comercial haga nada.

Control de presencia y accesos

Todo el personal de la empresa accede a las instalaciones mediante sus tarjetas RFID, que también utilizan para marcar el inicio y el fin de su actividad laboral, de esta forma quedan todos estos datos registrados en el propio ERP y son utilizados en informes de producción como datos complementarios.